Процес і технологія управління.

Процес управління обов'язково супроводжується утворенням великої кількості документів, що забезпечують добре виконання роботи і досягнення поставленої мети. Оскільки головний продукт праці апарату управління - це інформація, її необхідно перетворити у форму документа. Існує декілька засобів перетворення інформації, а в свою чергу, і декілька видів документів, що втілюють в життя ці перетворення.

Управлінська інформація — це сукупність відомостей про стан об'єкта і суб'єкта. Обсяг і зміст інформації, що переробляється в процесі управління залежить від основних характеристик системи: цілей, функцій і методів, структури органу.

Перетворення інформації буває: творчім, логічним і технічним.

Творчі перетворення завершуються створенням нової інформації.

Логічні інформаційні перетворення - це різного роду розрахунки, вибірка даних, їхнє складання і т.п.

Технічні інформаційні перетворення не змінюють якісної чи кількісної характеристики інформації, вони пов'язані лише з перетворенням форми її носія.

Інформація, використовувана в процесі, класифікується за різними ознаками: за змістовною ознакою, за джерелом виникнення, стосовно процесу, за тимчасовою ознакою, за формою представлення, за способом фіксації.

1. За змістом інформація поділяється на соціально-політичну, економічну, організаційну науково-технічну та ін.

2. За джерелом - на внутрішню (джерелом є об'єкт і його ланки) і зовнішню (виходить від виших органів, постачальників, замовників тощо).

3. Стосовно процесу - на директивну й описову. Директивна — це інформація впливу, обов'язкова до виконання. Вона міститься в законах, постановах, наказах й інших

документах. Описова може бути використана в процесі, наприклад, для обліку вимог, що змінюються, до тих чи інших параметрів.

4. За часом — на минулу, поточну і майбутню чи постійну і перемінну.

5. За формою — на цифрову, текстову і кодовану. Остання використовується або для збереження зведень, або для їхньої проміжної обробки і передачі.

6. За способом фіксації — на усну і документальну.

У процесі управління використовуються такі основні види документів:

Постанова - первинний акт, прийнятий вищими, функціональними, регіональними і галузевими органами, що визначає найбільш важливі, принципові рішення. Мають тривалий термін дії і стосуються широкого кола організацій різного підпорядкування.

Положення - правовий акт, що встановлює правила діяльності чи організації їхніх структурних підрозділів.

Рішення - це документ, що видається декількома неоднорідними органами спільно (наприклад, адміністрацією чи профспілкою).

Розпорядження - документ, у якому міститься розпорядження керівника підлеглим працівникам із приводу виконання окремих дій, є як правило правовим актом обмеженого терміну дії з вирішення оперативних питань. Видається особисто керівником.

Наказ - це основний вид розпорядницького документа, що виданий як з ініціативи керівника його підлеглим, так і в зв'язку з директивою вищестоящої організації.

Протокол - документ, що фіксує склад і кількість учасників, хід обговорення яких-небудь питань колегіальним органом чи колективом даної організації і прийняті ними рішення.

Акт - документ колегіального характеру, у якому групою посадових осіб підтверджується визначений факт чи подія.

Лист - найбільш розповсюджений вид документації, що використовується для обміну інформацією між установами на всіх рівнях. Різновидом листа є висновок і повідомлення.

Довідка — опис, підтвердження або констатація яких-небудь фактів.

Зведення — різновид довідки. Форми зведень: таблиці, графіки.

Огляд — коротке повідомлення, що містить інформацію для підвідомчих і сторонніх організацій про роботу в тій чи іншій області.

План - документ, у якому фіксуються намічені до виконання роботи, їхній обсяг, послідовність, терміни виконання, джерела фінансування та ін.

Звіт - документ, що включає зведення про виконання чого-небудь, а також про проведення визначених заходів.

У практиці використовуються й інші види документів, характеристика яких не наведена вище.

Управлінське рішення

У процесі функціонування підприємства управлінське рішення займає центральне місце в роботі апарату. Це, з одного боку, — процес вироблення варіанта реалізації задуманого, а з іншого — документ, прийнятий план дій. Якщо розглядати інший, на наш погляд, більш предметний зміст цього поняття, то під управлінським рішенням розуміється творчий акт суб'єкта, що визначає, на основі знання об'єктивних законів функціонування та розвитку керованої і керуючої систем програму діяльності з дозволу назрілої проблеми.

Цікаві статті з розділу

Розробка проекту збалансованого природокористування на території Миколаївської області
Людське суспільство впливає на навколишнє середовище головним чином у процесі виробничої діяльності. Основною сферою і формою взаємодії виробництва і навколишнього середовища є природок ...

Актуальні проблеми у сфері екологічної безпеки
Екологія сьогодні набуває значення наукової основи організації раціонального природокористування. Нині вона визначається як вчення про взаємодію живих організмів з навколишнім середовищем (д ...

Вода в харчуванні людини
Вода є одним з найважливіших елементів біосфери. Без води неможливе життя людей, тварин і рослин. Людина без води може прожити не більше 5-6 діб. Організм дорослої людини складається в серед ...